Deze 7e tip in het kader van 11 jaar Intuïtief Ondernemen gaat over uitbesteden en zelf doen. Ik heb in de afgelopen 11 jaar veel daarin ervaren en geleerd.

Bij het starten en het runnen van je eigen bedrijf komt enorm veel kijken. Waar ik in loondienst een secretaresseafdeling, een financiële afdeling, een ICT afdeling en een marketingafdeling had, moest ik vanaf 1 april 2008 alles helemaal alleen doen. Aan de ene kant is dat heerlijk, zoals ik al eerder heb beschreven. Ik kon vanaf dat moment ook alles zelf beslissen, bedenken en uitvoeren. Aan de andere kant betekent dit ook dat je heel veel taken op je bordje krijgt. Als ondernemer moet je ook activiteiten uitbesteden zodat je al je energie en tijd kunt richten op waar jij de meeste toegevoegde waarde biedt.

Ikke zelluf doen

Mijn voordeel (en misschien ook mijn nadeel) is dat ik breed ben opgeleid (bedrijfskunde) en van veel zaken (een beetje) verstand heb. Bovendien vind ik heel veel dingen leuk om te doen. Daarnaast ben ik erg eigenwijs en weet ik het (denk ik) beter. Ikke zelluf doen past wel heel erg bij mij.

Op mijn 16e kocht ik bijvoorbeeld al een computer en ging ik programmeren. Toen ik 20 was, maakte ik een krantje op voor de vrijwilligersorganisatie (AFS) waar ik toen voorzitter van was. Het puzzelen met cijfers en in Excel mooie grafieken maken vond ik ook wel leuk.

Kortom, in het begin deed ik alles lekker zelf. Eerlijk gezegd raad ik iedereen dat ook wel aan. Door in eerste instantie alles zelf te doen, leer je heel veel van hoe het in elkaar steekt. Natuurlijk kun je wel hulp inroepen en van anderen leren, maar zorg dat je weet waarover het gaat en hoe het (ongeveer) werkt. Dat geldt voor financiën, ICT, marketing en secretarieel werk.

Ontwerpen is een vak apart

Het ontwerp van mijn logo en huisstijl heb ik altijd uitbesteed. Je ziet echt heel goed het verschil tussen een zelf geknutseld logo en dat van een kundig ontwerper. Ook het ontwerp van mijn website en andere uitingen laat ik (meestal) over aan professionals. Toch kan ik ook zelf redelijk overweg met grafische programma’s en weet ik dus als geen ander dat ontwerpen heel veel tijd en dus geld kost. Dat is wel belangrijk om te weten en ook echt van binnen te ervaren voordat je iemand vraagt om het voor je te doen. Dat is ook de reden dat ik mijn ontwerper heb gevraagd om een soort templates te maken die ik zelf naar believe kan aanpassen. Dat werkt echt heel goed.

Nog steeds ben ik superblij met het logo dat Patrick Nijhuis heeft ontwikkeld voor Intuïtief Ondernemen. Het mooie is dat het in verschillende formats beschikbaar is (langwerpig, vierkant, zwart/wit). Ook is het geschikt om klein en groot af te drukken. Daarnaast heb ik in het begin verschillende handelsnamen gebruikt en kon het logo heel goed aangepast worden zodat iedere handelsnaam een logo had en er toch een eenheid was. Hierin herken je de echt goede ontwerper.

Waarom je zelf je teksten moet schrijven

Het schrijven van teksten gaat mij vrij goed af. Bij andere ondernemers zie ik dat ze daarmee worstelen en daarom een tekstschrijver inhuren. Zeker bij kleinere ondernemingen vind ik het belangrijk dat je in de teksten echt de ziel van de eigenaar terugleest. Natuurlijk is het ook belangrijk dat de tekst goed is opgebouwd, de lezer stimuleert om actie te ondernemen en zonder fouten is. Voor mij is het echter belangrijker dat de lezer in de tekst ook echt verbinding krijgt met de ondernemer. Voor grotere bedrijven is dit minder belangrijk. Daar gaat het erom dat het beeld dat de onderneming wil uitstralen goed wordt verwoord.

Daarom raad ik zelfstandig professionals en kleine MKB ondernemers altijd aan om eerst zelf hun tekst te schrijven. Vervolgens kun je eventueel iemand inhuren die de tekst nog wat finetunet als het gaat om zoekmachine optimalisatie, aanzet tot het nemen van actie en het lekker laten lopen van de zinnen.

Het uitbesteden van je boekhouding is een logische stap

Ook mijn boekhouding heb ik bijna vanaf het eerste moment uitbesteed. Dat zie ik ook bij veel klanten. De boekhouding is iets wat ik niet leuk vond, wat me teveel tijd kostte en wat gemakkelijk uit te besteden is. Via een netwerkbijeenkomst kwam ik een net gestarte boekhouder tegen die tegen een zeer redelijk tarief mijn boekhouding wilde doen. Ze deed ook niet meer dan mijn bonnetjes en facturen invoeren in een systeem en hier rapportages uit halen zodat ik de BTW- en Inkomstenbelastingaangifte kon doen. Daarnaast had ik via mijn netwerk van Syntens contact met iemand bij PriceWaterhouseCoopers die me kon adviseren over ingewikkelde zaken. Zo heeft hij me tienduizenden Euro’s bespaart door te adviseren om mijn diensten gedeeltelijk BTW-vrij te factureren. Ook heeft hij geadviseerd over de financiering van de aanbouw van mijn praktijkruimte bij mijn huis.

Toch kostte de boekhouding mij nog best veel tijd. Ik moest de bonnetjes voorzien van boekingscodes en het bleek dat ik toch ook heel goed de werkzaamheden moest controleren, omdat ze af en toe een foutje maakte. Toen besloot ik de boekhouding bij een online boekhouder neer te leggen. Ideaal, lekker digitaal. Maar wat was dat ellendig zeg. Ik kon niks meer terugvinden. We hadden regelmatig een meningsverschil over het boeken van bepaalde kosten en het hele inscannen en controleren kosten me nog meer tijd dan eerst.

Waarom ik de boekhouding uiteindelijk toch zelf ging doen

Tenslotte heb ik besloten om de boekhouding weer lekker helemaal zelf te doen. Ik kwam het boekhoudpakket Acumulus tegen en tot op de dag van vandaag ben ik daar heel erg tevreden over. Het invoeren gaat net zo snel als toen ik mijn bonnetjes moest voorzien van codes of moest inscannen. Facturen maak ik gewoon in dit pakket. Bankafschriften lees ik in en zo zie ik geen betaling over het hoofd. Bovendien geven ze ook nog advies over zaken als BTW van buitenlandse leveranciers en andere eenvoudige fiscale zaken.

Het bevalt met uitstekend. Het kost me een paar uur per maand, ik heb een goed gevoel bij wat er in en uit gaat. Bovendien heb ik bij het maken van facturen en het betalen van rekeningen echt contact met de stroom in mijn bedrijf. De geldstroom is voor mij een belangrijk aspect van het bedrijf. Niet omdat ik geld verdienen het belangrijkst vind, maar omdat de geldstroom voor mij wel een weergave is van de dankbaarheid van mijn klanten, van de waarde die ik creëer en daarmee van het succes van mijn bedrijf.

Het belang van het uitbesteden van je ICT

Tja, ik heb 3 jaar bij IBM gewerkt en heb wel affiniteit met computers, programmeren, websites bouwen en andere ICT zaken. In het begin deed ik daar dus ook veel zelf in. Mijn eerste website heb ik door een bevriende relatie laten bouwen op zo’n manier dat ik hem zelf kon onderhouden. Daar moest ik wel HTML voor kennen, maar dat was geen probleem 🙂 Met de komst van WordPress werd het voor iedereen mogelijk om zonder al teveel kennis een mooie website te maken en te onderhouden. Het gevaar bestaat dan dat je alles zelf gaat doen. Ook voor mij lag dat gevaar op de loer.

Toch heb ik besloten om voor bepaalde zaken externe expertise en ook tijd in te kopen. Mijn ontwerper heeft op basis van een WordPress template mijn site ontworpen en ingericht. Zelf heb ik vervolgens alle inhoud verzorgd. Toen ik op de site van RAM ICT Services kwam, sprak me de aanpak van Rick Heijster erg aan. Heel duidelijk, zonder poeha en voor een goede prijs. Hij bood en biedt een strippenkaart aan waarbij je een aantal uur ondersteuning koopt. Dit vind ik een heerlijke manier van werken. Als ik ergens tegenaan loop of iets wil laten uitzoeken, mail ik Rick en hij houdt bij hoeveel minuten hij hieraan besteed. Dat kan dus heel kort zijn of wat langer. Heel gek, maar juist het feit dat hij ook de tijd rekent voor een korte vraag of uitzoekwerk, maakt het voor mij makkelijk om hem te vragen. Op die manier is er balans in geven en nemen en dat zorgt voor flow in het samenwerken.

Zeker nu mijn online leeromgeving een steeds belangrijker onderdeel is van mijn bedrijf investeer ik meer in een goede hostingpartij en ICT ondersteuning. Bij het opzetten van de online leeromgeving heb ik iemand laten uitzoeken hoe ik dit het beste kon doen. Met alle plugins en mogelijkheden van WordPress zag ik door de bomen het bos niet meer.

Daarnaast heb ik ook voor mijn zakelijke computer en andere hardware een ZZP-er die ik kan inhuren wanneer dat nodig is. Omdat ik zo afhankelijk ben van mijn digitale middelen, vind ik het fijn dat ik kan terugvallen op de expertise en tijd van iemand anders.

Werk uitbesteden aan een virtuele assistent (VA): hype of sleutel tot succes?

Een beetje ondernemer heeft tegenwoordig een VA, een virtuele assistent. Zo lijkt het in ieder geval. Zeker de ondernemers die veel online actief zijn, hebben iemand die hun social media uitingen plant en soms ook schrijft. De VA kan daarnaast evenementen organiseren, je website up to date houden, nieuwsbrieven schrijven en soms ook administratieve werkzaamheden uitvoeren.

Op een gegeven moment besloot ik dat het tijd was voor mij om een VA in te schakelen. Ik wilde meer doen met online marketing en een VA zou me daarbij kunnen helpen. Via via kwam ik terecht bij een VA waar ik echt een klik mee voelde. Na een korte tijd reageerde ze echter niet meer op mijn mailtjes en kreeg ik haar niet meer te pakken. Een factuur heeft ze ook nooit gestuurd. Een beetje beduusd liet ik het een tijdje los.

Na een gesprek met een bevriende ondernemer die ook een VA had, besloot ik om nog een keer iemand in te schakelen. Dit ging in eerste instantie prima. Ze bracht overzicht in mijn online activiteiten en in alle content die ik beschikbaar had. Tot het moment dat ook zij niet meer reageerde op mijn mails. Na een vrij pittig Whatsapp bericht waarin ik duidelijk aangaf dat ik zo geen zaken wilde doen, gaf ze aan dat ze privé problemen had en mij tijdelijk niet kon helpen. Ik besloot ook haar los te laten en even geen VA meer in te huren.

Inmiddels heb ik ook ontdekt dat een strakke online planning en management van mijn online content niet echt bij me past. Ik hou er meer van om vanuit de flow content te creëren en aan te bieden aan de mensen die mij volgen. Ik blijf een beetje eigenwijs 🙂

Vorig jaar zocht ik toch echt iemand die wat administratieve werkzaamheden voor mij kon doen. Toen moest ik (intuïtief) denken aan Christa Haasewinkel  van QMS die ik al jaren kende. Grappig hoe dat dan gaat. Na één telefoontje heeft ze werk voor me opgepakt wat me erg goed is bevallen.  Zo heeft ze grote hoeveelheden boeken in mijn online leeromgeving ingevoerd en Word documenten omgezet naar artikelen in WordPress.

Ik besteed niet veel uit, maar merk dat ik het fijn vindt om iemand te hebben waar ik dit soort zaken naar kan uitbesteden. Ook kan ze werkzaamheden doen zoals het opnemen van telefoontjes en het plannen van afspraken. Daar ben ik nog niet aan toe! Of misschien is het wel helemaal niet iets wat bij me past. Ik ga het merken.

Uitbesteden van vertalingen; blijft de essentie bewaard?

Nu ik internationaal flinke stappen aan het zetten ben, is het ook goed om mijn Engelstalige content te professionaliseren. Hiervoor ben ik op zoek gegaan naar een vertaler. Hierbij wilde ik uitproberen of het handig is om iemand de teksten te laten vertalen, of dat het handiger is om zelf de teksten te vertalen en iemand deze te laten redigeren zodat ze beter lopen en foutloos zijn.

Het vertalen van teksten is energetisch ook interessant. Je kunt een tekst natuurlijk gewoon vertalen volgens de regels, maar wat ik merk is dat ik bij het vertalen ook de nuance iets anders leg en kies voor een net iets andere insteek. Het lijkt erop dat ik in afstemming met mijn internationale doelgroep de teksten aanpas op hun behoefte en hun energie. Een bevriende uitgeefster beaamde dit. Ze gaf aan dat het vertalen van boeken een heel secuur werkje is en in nauw overleg met de auteur moet gebeuren.

Ook hier is het weer lastig en handig dat ik vrij goed Engels spreek en schrijf. Het is dus gemakkelijk en goedkoop om het zelf te doen. Tegelijkertijd merk ik dat mijn teksten nog wel wat verbetering behoeven. Ik ben er nog niet uit hoe ik dat ga aanpakken.

Mijn 5 tips bij het uitbesteden van werk

Interessant om dit zo op een rijtje te zetten. Eigenlijk besteed ik best wel redelijk wat uit, terwijl ik dacht dat dat niet zo was. Dat is het mooie van af en toe stilstaan en terugkijken (daarover meer in een volgende tip).

De 5 belangrijkste tips wat betreft uitbesteden op een rijtje:

1. Richt je in principe op dat waar jij het beste in bent en besteed de rest uit
2. Zorg dat je eerst ervaring hebt opgedaan met dat wat je uitbesteed. Zo ben je beter in staat iemand anders aan te sturen.
3. Soms is het toch slimmer om iets zelf te blijven doen. Onderzoek dan wel wat maakt dat jet het zelf blijft doen. Misschien vraagt het om een stap in je persoonlijke ontwikkeling om meer los te kunnen laten en uit te kunnen besteden (ja, ja, dat geldt waarschijnlijk ook voor mij).
4. Zorg dat je het werk uitbesteed aan iemand of een bedrijf waar je een klik mee voelt. Het is belangrijk dat de werkzaamheden die iemand voor jouw bedrijf uitvoert, worden gedaan vanuit een intentie en insteek die bij je past. Dit is nog belangrijker voor zaken als teksten schrijven en vertalingen omdat dit gaat over jouw contact met je potentiële klanten.
5. Als je werk hebt uitbesteed, blijf dan wel verbonden. Zorg ervoor dat je een goede verbinding houdt met degene die het werk doet als ook met het werk zelf. Zie het dus niet als afstoten en dat je er niks meer mee te maken hoeft te hebben. Het gaat over jouw bedrijf en zal daar altijd onderdeel van zijn. Voel je dat je de verbinding verliest, onderzoek dan wat er aan de hand is. Dus ook bij zaken als boekhouden of ICT raad ik je echt aan af en toe je er in te verdiepen en in gesprek te gaan met je leverancier als je vragen hebt.

Ik ben benieuwd hoe jij omgaat met het uitbesteden van werk. Wil je jouw ervaringen in een reactie op dit bericht plaatsen?